e-Arşiv faturaya yeni geçen işletmelerde ilk günlerin en yaygın sorusu şudur: “Butona bastım, belge oluştu, peki müşteriye nasıl ulaşacak?” e-Arşiv faturanın mantığı basılı faturadan farklıdır ve bu fark, ilk birkaç belgede kafa karıştırır.
Bu yazıda e-arşiv fatura nasıl kesilir sorusunu adım adım cevaplıyoruz: alıcının sorgulanmasından belgenin iletilmesine kadar akışın tamamı, sık yapılan hatalar ve bir hata durumunda izlenecek yol. e-Arşiv faturanın ne olduğunu ve hangi durumlarda kullanıldığını daha temelden öğrenmek isterseniz e-Arşiv fatura nedir yazımızla başlamanızı öneririz.
Kesime başlamadan önce: hazır olmanız gereken üç şey
Belge düzenlemeye geçmeden önce üç konunun tamamlanmış olması gerekir. Bunlar eksikse ilk faturada takılırsınız.
- e-Arşiv başvurunuz tamamlanmış ve aktif olmalı. Özel entegratör üzerinden çalışıyorsanız hesabınızın açılmış ve GİB tarafında tanımlanmış olması gerekir.
- Fatura serisi ve numaralandırma tanımlı olmalı. Belge numarası sistem tarafından üretilir ve sıralı ilerler; araya elle numara eklenemez.
- Ürün ve hizmet kartlarında KDV oranı tanımlı olmalı. Boş bırakılmış bir oran, belgenin oluşmasını engeller.
Adım adım e-Arşiv fatura düzenleme
Adım 1: Alıcıyı sorgulayın
Her belge öncesinde alıcının GİB e-Fatura sisteminde kayıtlı olup olmadığı sorgulanır. Bu, kesilecek belgenin tipini belirleyen tek kriterdir:
- Alıcı sistemde kayıtlıysa e-Arşiv değil, e-Fatura düzenlemeniz gerekir.
- Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Nihai tüketiciler ve e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefler bu gruba girer.
Sorgu VKN veya TCKN üzerinden yapılır. Bu adımı atlayıp alışkanlıkla belge tipi seçmek, e-dönüşümde en sık yapılan hatadır; çünkü mükellefiyet durumu zamanla değişir. Bugün e-Arşiv kestiğiniz bir firma, üç ay sonra e-Fatura kullanıcısı olabilir.
Adım 2: Alıcı bilgilerini girin
Kurumsal alıcı için VKN, unvan, vergi dairesi ve adres; bireysel alıcı için TCKN, ad-soyad ve adres girilir. Bireysel satışta alıcının kimlik bilgisinin hangi durumlarda zorunlu olduğu satışın tutarına ve niteliğine göre değişir; bu eşikler dönemsel olarak güncellendiği için güncel durumu mali müşavirinizden veya GİB’in yayımladığı güncel düzenlemelerden teyit edin.
Adım 3: Fatura tipini ve tarihini belirleyin
Satış, iade, tevkifat, istisna gibi fatura tipleri arasından doğru olanı seçin. Tip seçimi belgenin vergisel işleyişini belirler ve sonradan değiştirilemez.
Düzenleme tarihi konusunda dikkatli olun: belge, işlemin gerçekleştiği tarihe uygun düzenlenmelidir. Geriye dönük tarihli belge düzenleme imkânı sınırlıdır ve sistem çoğu durumda buna izin vermez.
Adım 4: Satırları girin
Her satır için ürün/hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat ve KDV oranı girilir. Ürün kartlarınız tanımlıysa bu bilgiler otomatik gelir ve hata payı düşer.
İskonto uygulayacaksanız satır bazında mı yoksa belge geneline mi uygulanacağına dikkat edin; ikisi farklı sonuç üretir. Kargo ve hizmet bedellerini ayrı satır olarak eklemek, sonraki mutabakatları kolaylaştırır.
Adım 5: Ödeme bilgisini ve notu ekleyin
Ödemenin peşin mi vadeli mi olduğu, hangi yöntemle alındığı belgede belirtilebilir. Bu alan zorunlu olmasa da cari takibinizi netleştirir. Sipariş numarası gibi referansları not alanına yazmak, sonradan belge aramayı kolaylaştırır.
Adım 6: Önizleyin ve onaylayın
Onaydan önce dört şeyi kontrol edin: alıcı unvanı/VKN, toplam tutar, KDV oranları ve düzenleme tarihi. Belge onaylandıktan sonra içeriği değiştirilemez.
Adım 7: Belgeyi alıcıya iletin
Burası e-Arşiv’in e-Faturadan en belirgin şekilde ayrıldığı noktadır. e-Fatura, GİB üzerinden doğrudan alıcının posta kutusuna düşer. e-Arşiv faturada ise belgeyi alıcıya ulaştırmak sizin sorumluluğunuzdadır. Yaygın yöntemler:
- E-posta ile PDF veya görüntüleme bağlantısı gönderme
- SMS veya mesajla bağlantı paylaşma
- Kâğıt çıktı verme (özellikle yüz yüze satışta)
Belgenin elektronik aslı sistemde saklanır; alıcıya gönderdiğiniz çıktı veya PDF bunun görüntüsüdür.
Sık yapılan sekiz hata
| Hata | Sonucu |
|---|---|
| Alıcı sorgusu yapmadan belge tipi seçmek | e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv kesilir, belge geçersiz kalır |
| VKN/TCKN’yi hatalı girmek | Belge yanlış kişiye kaydolur, iptal gerekir |
| Yanlış KDV oranı uygulamak | Beyan farkı doğar, düzeltme gerekir |
| Fatura tipini yanlış seçmek | Sonradan değiştirilemez, belge iptal edilir |
| Belgeyi alıcıya iletmeyi unutmak | Alıcı belgeyi hiç görmez, tahsilat gecikir |
| Kargo/hizmet bedelini atlamak | Sipariş ile fatura tutarı tutmaz |
| Aynı satış için ikinci belge kesmek | Mükerrer kayıt, ciro şişer |
| İade işlemini yeni satış gibi kaydetmek | Cari bakiye ve stok bozulur |
Hatalı belge düzenlendiğinde ne yapılır?
Onaylanmış bir e-Arşiv faturanın içeriği değiştirilemez. Hata durumunda izlenecek yol, belgenin ne kadar süre önce düzenlendiğine ve alıcının durumuna göre farklılaşır. Genel çerçeve şöyledir:
- İptal: e-Arşiv faturalar belirli koşullar altında iptal edilebilir. İptal işlemi belgeyi geçersiz kılar ve gerektiğinde yeni belge düzenlenir.
- İade faturası: Alıcı mükellefse, mal veya hizmet iadesi için karşı taraftan iade faturası düzenlenmesi yoluna gidilir.
- İtiraz: Fatura içeriğine itiraz, mevzuatta tanımlı usuller ve süreler çerçevesinde yapılır.
İptal ve itiraz süreleriyle ilgili düzenlemeler zaman içinde değiştiği için, somut bir durumda uygulanacak süreyi mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir. Bu yazıdaki çerçeve, sürecin nasıl işlediğini anlatmayı amaçlar; süre ve tutar eşikleri için güncel mevzuata bakılmalıdır.
e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki pratik farklar
| e-Fatura | e-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | Sistemde kayıtlı mükellef | Sistemde kayıtlı olmayan alıcı / nihai tüketici |
| İletim | GİB üzerinden posta kutusuna | Düzenleyen tarafından alıcıya |
| Alıcı yanıtı | Kabul/ret yanıtı verilebilir | Sistem üzerinden yanıt akışı yok |
| Çıktı | Genellikle gerekmez | Sıklıkla PDF veya kâğıt çıktı verilir |
Belgeleri kesmek, alıcıya iletmek ve saklamak için özel entegratör altyapısı kullanılır; e-Arşiv fatura modülü bu akışı tek ekrandan yönetmenizi sağlar.
Sık sorulan sorular
Nihai tüketiciye her satışta e-Arşiv fatura kesmek zorunda mıyım?
Belge düzenleme yükümlülüğü satışın niteliğine ve tutarına göre değişir; bazı durumlarda perakende satış belgesi yeterli olabilir. Kendi faaliyet alanınız için hangi belgenin gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.
e-Arşiv faturayı müşteriye kâğıt olarak verebilir miyim?
Evet. Belgenin elektronik aslı sistemde tutulur, alıcıya kâğıt çıktı verilebilir. Özellikle yüz yüze satışta yaygın bir yöntemdir.
İnternetim yokken fatura kesebilir miyim?
e-Arşiv fatura, belgenin altyapıya iletilmesini gerektirdiği için çevrimiçi çalışır. Kesinti durumlarında belgeler kuyruğa alınıp bağlantı geri geldiğinde iletilebilir; ancak bu, kullandığınız çözümün yeteneğine bağlıdır.
Kestiğim faturaları nereden görebilirim?
Düzenlediğiniz tüm belgeler sistem üzerinde dönem, alıcı ve tutar bazında listelenir. Bu liste, mali müşavirinizin dönem sonunda ihtiyaç duyacağı asıl kaynaktır.
Özet
e-Arşiv fatura kesmenin özü yedi adımdır ve bunların en kritiği ilkidir: alıcının mükellefiyet sorgusu. Bu adım doğru yapıldığında belge tipi hatası ortadan kalkar. İkinci kritik nokta ise belgenin alıcıya iletilmesinin sizin sorumluluğunuzda olmasıdır — e-Fatura’daki gibi otomatik bir posta kutusu teslimi yoktur. Tutar eşikleri, süreler ve zorunluluk kapsamı gibi konular dönemsel olarak güncellendiğinden, somut bir durumda mali müşavirinizden teyit almanız en güvenli yoldur.
Bir yanıt yazın